M 2.90 Überprüfung der Lieferung
Verantwortlich für Initiierung: Leiter IT, Leiter Organisation
Verantwortlich für Umsetzung: Beschaffungsstelle
Nach Eingang einer Lieferung ist anhand der vorhandenen Unterlagen zu
überprüfen,
- ob die Lieferung bestellt wurde,
- für wen sie bestimmt ist,
- ob Transportschäden zu erkennen sind,
- ob sie vollständig ist, d. h. ob einerseits alle bestellten Komponenten und
andererseits alle gemäß Produktbeschreibung zum Lieferumfang des Produktes
gehörenden Komponenten vorhanden sind.
Die Ergebnisse dieser Prüfungen sind in einem Wareneingangsverzeichnis zu
dokumentieren, zusammen mit:
- Produktname und Version,
- Produktart, z. B. Textverarbeitung,
- Lieferumfang, also Beschreibung der einzelnen Komponenten inklusive Anzahl
und Lieferform (Buch, Diskette, CD-ROM, ...),
- Lieferdatum,
- Lieferart,
- wer es in Empfang genommen hat,
- Aufbewahrungsort und
- an wen es weitergegeben wurde.
Für die Durchführung der funktionalen Tests, sowie die anschließende formelle
Freigabe, die Installation und Konfiguration müssen die gelieferten Produkte an
die IT-Abteilung weitergegeben werden.
Werden die Produkte nur vorübergehend eingesetzt oder zur Verfügung
gestellt, z. B. im Rahmen von Tests, müssen zumindest die Seriennummer und
andere produktspezifische Identifizierungsmerkmale in entsprechende
Bestandsverzeichnissen vermerkt werden. Wenn die gelieferten Produkte für den
dauerhaften Verbleib vorgesehen sind, sind sie mit eindeutigen
Identifizierungsmerkmalen (z. B. gruppierte fortlaufende Inventarnummern) zu
kennzeichnen. Anschließend müssen sie in ein Bestandsverzeichnis aufgenommen
werden. Dieses muß Auskunft geben können über:
- Identifizierungsmerkmale,
- Beschaffungsquellen, Lieferzeiten,
- Verbleib,
- Freigabedatum,
- Installationsdatum und Konfigurationsbesonderheiten und
- Wartungsverträge, Wartungsintervalle.
Ergänzende Kontrollfragen:
- Welche Regelungen zum Wareneingang von informationstechnischen Produkten
sind in Kraft?
- Wie wird verfahren, wenn unvollständige Lieferungen festgestellt
werden?
- Sind schon häufiger unvollständige Lieferungen auffällig geworden?
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